Was ist dran, an den Digitalisierungsaktivitäten in den operativen und strategischen Einkaufsbereichen im Mittelstand?

von Anselm Oßenkamp

Was heißt Digitalisierung im Mittelstand/KMU überhaupt?
Innovation der Geschäftsprozesse mit technischen Hilfsmitteln

Transparenz schaffen und Automatisieren!!
Aber was bitte?

Natürlich vordringlich die operativen (aber durchaus auch strategisch wichtige Vorgänge) Prozesse, welche die Beschaffungsvorgänge prägen, von der Bedarfserkennung/-ermittlung, über die Lieferantenfestlegung (ausgehend von einem funktionierenden, digitalisierten Lieferantenmanagement), die Bestellabwicklung, die Auftragsbestätigungsbearbeitung, das Terminwesen, die Wareneingangsverbuchung bis zur Rechnungskontrolle und Freischaltung dieser zur Zahlung.

Aber geht das mal so einfach?  Nein!
Was ist zu tun ?

 1. Der analytische Ansatz

Es sollte immer eine Prozess- (Potential-) Analyse mit den notwendigen Optimierungen vorgeschaltet werden.

Diese Analyse hat im ersten Schritt die gesamte Prozess-Landkarte des  Einkaufs und den Grad ihrer Homogenität aufzuzeigen, wie auch die einzelnen Prozessschritt-Inhalte, ihre Verknüpfung zu den vor- und nachgelagerten Prozessen und ihre Zeitdauer genau festzustellen.

Nun sind diese Haupt- und Nebenprozesse dahingehend zu optimieren, dass sie schneller, sicherer, fehlerfreier und verzahnter von menschlicher Hand bewältigt werden können.

 2.Der digitale Ansatz

Nach Abschluss diese Optimierung gilt es in einem ersten Schritt die Frage nach möglichen Automatisierungspotentialen intensiv zu untersuchen und danach die dazu passenden technischen Lösungen zu bestimmen.

Diese können dann vielfältiger Art sein. Hier ist nun das Wissen um die Technologie der digitalen Transformation gefragt. Wie und mit welchen technischen Hilfen werden die rein internen Arbeitsgänge, im Einklang mit den Warenwirtschafts- und/oder ERP-Systemen automatisiert, auf welchen Plattformen werden die externen Geschäftspartner verknüpft, in welchen Portalen müssen die Einkäufer und die Lieferanten aktiv miteinander zusammenarbeiten.

Nun steht eine weitere, eine automatisierte Analyse an, eine digitalisierte, welche über Nacht die Daten und Aktivitäten des Einkaufs überprüft und am nächsten Morgen visualisierte Ergebnisse zu Risiken und Chancen sowie mögliche Einsparpotentiale aufzeigt. Hieraus werden dann die passenden Handlungsempfehlungen aufgezeigt.
Das alles geschieht mit einfachen, pragmatischen Lösungen, welche sich schnell und ohne große Reibungsverluste in die tägliche Arbeit integrieren lassen.

 3. Die Umsetzung

Sind diese enorm wichtigen Fragen beantwortet, steht mittels eines stringenten Change-Management-Projektes die Implementierung aller benötigten technischen und organisatorischen Lösungen im Einkauf an.
Hier nun kommt es auf die frühzeitige und enge Einbindung aller Akteure im Einkauf an, um das ganze Digitalisierungsprojekt zu einer Erfolgsstory werden zu lassen.

 4. Unsere Unterstützung

Bei Interesse sprechen Sie uns an, unser Anliegen ist es, Ihnen Angst und Zweifel vor der „großen Digitalisierungswelle“ zu nehmen.
Wir helfen Ihnen, die ersten Hürden sicher zu nehmen, grundlegende Fragen fachlich zu beantworten und entscheidungsreife Fakten aufzuzeigen.